ระบบสารสนเทศ(Information System)

ระบบสารสนเทศ (Information System) คือขบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการบริหารและการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ระบบสารสนเทศ เป็นระบบที่ได้จัดตั้งขึ้นเพื่อปฎิบัติการ เกี่ยวกับข้อมูล ดังนี้

1. รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน และภายนอก จำเป็นต่อหน่อยงาน

2.จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อ ให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์

3.จัดให้มีระเบียบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหา

4. มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้อง และทันสมัยตลอดเวลา

เทคโนลยีสารสนเทศ (Information Technology)
เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผลและการเผยแพร่สารสนเทศ ช่วยให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์
1.เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์เกี่ยวกับโทรคมนาคมต่างๆรวมทั้งซอฟทืแวร์ทั้งแบบสำเร็จรูปและแบบพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในงานเฉพาะด้าน

2.กระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆข้างต้นมาใช้งาน เพื่อรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพท์สารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้

ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร สามารถแบ่งเป็น 7ประเภท คือ

1. ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS)
☻ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ-จ่ายบิล ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับ การพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ ลักษณะเด้นของระบบTPS คือการทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยาก ซับซ้อน ระบบนี้เกือบทั้งหมดใช้การประมวลผลแบบออนไลน์ และสิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ สิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ

-ลดจำนวนพนักงาน

-องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว
-ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น

2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Mangement Information System : MIS)

♥ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลปลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS มีความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล มีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก ระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย

คุณสมบัติของระบบ MIS คือ

-ระบบ MIS สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
-ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆในองค์กร
-ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง ระดับสูงเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ

3. ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Suppot System : DSS)

♠ ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า "ระบบสนับสนุนการตัดสินใจในเพื่อผู้บริหารระดับสูง" (Excutive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนา ระบบช่วยตัดสินใจ DSS เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้สรุปผลและการเปรียบเทียบข้อมูล

คุณสมบัติของระบบ DSS คือ
-ระบบDSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการตัดสินใจ

-ระบบDSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถ เรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้าง และแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้

-ระบบDSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่เน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์

-ระบบDSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีการเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ

-ระบบ DSS ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่ายผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่ความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
-ระบบDSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้

-ระบบDSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร

4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS)

♣ ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง คือ EIS ประเภท พิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้นโดยใช้เม้าท์เลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัส

คุณสมับติของระบบ EIS

-มีการใช้งานบ่อย
-ไม่ต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง

-ความยืดหยุ่นสูงสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร

การใช้งานใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม

-การสนับสนุนการตัดสินใจไม่มีโครงสร้างแน่นอน

-ผลลัพธ์ที่แสดงจะเป็นตัวอักษร ตาราง ภาพ และเสียง รวมทั้งระบบมัลติมิเดีย

ความเร็วในการตอบสนองรวดเร็วทันทีทันใด

ข้อด้อยของระบบ EIS

-มีข้อกำจัดในการใช้งาน

-อาจทำให้ผู้บริหารจำนวนมากรู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไป

-ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ

-ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้

-ระบบอาจใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้

-ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

-ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล

5.ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS)

♦ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่างสาร ระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกันOAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ Electrinic Data Interchage แทนมีรูปแบบในการใช้งาน 2ลักษณะ คือ

1.รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ E-mail Fax

2.รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง

สำนักงานที่จัดว่าเป็นสำนักงานอัตโนมัติ ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ

1.Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร

2.Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างคน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายง

3.Internet Working (Internet) คือ การรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายใหญ

4.Paperkess System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ อาทิ Post Of Sale (POS) เป็นการขยายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณจุดขาย Electronic Funds Transfer (EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารโลก

6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intekkigence /Expert System : AI/ES)
♠ระบบผู้เชี่ยวชาญ หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้ายกับมนุษย์ ระบบนี้ได้รับความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเก็ยไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ความรู้ที่เก็ยไบไว้ในระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบด้วยฐานความรู้(Knowledge Bass) และกฎข้อวินิจฉัย (Inference Rule) เป็นความสารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจเองได้

7. ระบบ Call Center
-สามารถตอบสนองได้อย่างสมบรูณืแบบและมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการตอบข้อซักถามปัญหาต่างๆ รับคำสั่งสั่งจองห้องสัมมาตามโรงแรม
-สนับสนุนการให้บริการช่วยเหลือทางด้านเทคนิคการให้บริการข้อมูลข่าวสารที่ต้องการประชาสัมพันธ์ และสาระความรู้ต่างๆที่ลูกค้าควรทราบ รวมถึงการรับเรื่องร้องเรียนหรือกิจกรรมต่างๆหรือคำแนะนำคำติชม ที่เกี่ยวกับธุรกิจอย่างครบวงจรและสิ่งที่ลูกค้าจะได้รับคือ ความสะดวกรวดเร็วในการรับบริการ

-ลดค่าใช่จ่ายในการติดต่อสื่อสารที่ซับซ้อน และที่สำคัญที่สุด คือ ได้รับบริการที่ตอบสนองความต้องการและความพึงพอใจสูงสุด

*ระบบสารสนเทศในองค์กรต่างๆจะมีการเก็บรวบรวมข้อมูลจากระดับปฏิบัติการ และทำการประมวลผลเพื่อให้สารสนเทศกับบุคคลากรในระดับต่างๆ ซึ่งในแต่ละระดับนั้นจะใช้ลักษณะและปริมาณของสารสนเทศทที่แตกต่างกันถอยออกไป ระบบสารสนเทศในองค์กรสามารถแทนได้ด้วยภาพ....

แสดงโครงสร้างการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารในระดับต่างๆในองค์กร

ระดับปฎิบัติการ บุคลากรในระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับงานที่ต้องการกระทำซ้ำๆกัน และเน้นไปที่การจัดการรายงานประจำวัน

ระดับวางแผนปฏิบัติการ บุคลากรในระดับนี้ จะเป็นผู้บริหารขั้นต้นซึ่งมีหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานประจำวัน หรือการทำการบริหารงานในระยะสั้นๆ เช่น รายงานสรุปผลการขายในแต่ละไตรมาส

ระบบการวางแผนการบริหาร บุคลากรในระดับนี้จะเป็นผู้บริหารในระดับกลาง มีหน้าที่ในการวางแผนให้บรรลุเป้าหมายต่างๆของบริษัท

การวางแผนยุทธศาสตร์ระยะยาว ผู้บริหารระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับสูงสุด ซึ่งเน้นในการวางนโยบาย สารสนเทศที่ต้องการ จะอยู่ในรูปรายงานสรุป การวิเคราะห์แนวโน้มต่างๆ